Hóa đơn điện tử không còn là khái niệm mới đối với người nộp thuế, tuy nhiên, để theo kịp sự phát triển của công nghệ số, việc số hóa hóa đơn trên nền tảng công nghệ thông tin sẽ góp phần hỗ trợ người nộp thuế, đặc biệt là doanh nghiệp trong việc tối ưu hóa việc quản lý, kê khai hóa đơn. Để cụ thể hóa vấn đề này, Thông tư 78/2021/TT-BTC (“Thông tư 78”) có hiệu lực từ ngày 01/7/2022 quy định một số nội dung về hóa đơn điện tử, trong đó, doanh nghiệp cần lưu ý:

Hiệu lực các văn bản quy phạm pháp luật từ ngày 01 tháng 7 năm 2022

Mặc dù Thông tư 78 phải đến giữa năm 2022 mới chính thức có hiệu lực nhưng từ nay trở đi, các doanh nghiệp đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin được khuyến khích áp dụng quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử theo hướng dẫn tại Thông tư này và Nghị định số 123/2020/NĐ-CP trước ngày 01/7/2022 là bước đệm để xóa bỏ hoàn toàn hóa đơn giấy khi Thông tư có hiệu lực.

Hơn nữa, từ ngày 01/7/2022, các thông tư, quyết định của Bộ Tài chính liên quan đến hóa đơn đã phát hành trước đó sẽ hết hiệu lực thi hành.

Lộ trình thực hiện

Việc thực hiện Thông tư 78 được thực hiện theo hai giai đoạn, theo đó:

• Giai đoạn 1 từ tháng 11/2021 đến tháng 3/2022: doanh nghiệp tại 6 tỉnh: Hà Nội, TP. Hồ Chí Minh, Quảng Ninh, Hải Phòng, Phú Thọ, Bình Định bước đầu áp dụng hóa đơn điện tử;
• Giai đoạn 2 từ tháng 4/2022 đến tháng 7/2022, tất cả doanh nghiệp trên cả nước sẽ áp dụng.

Người bán được phép phát hành hóa đơn điện tử

Hiện nay, việc ủy quyền lập hóa đơn, trong đó có hóa đơn điện tử, được quy định tại Thông tư số 39/2014/TT-BTC. Tuy nhiên, hoạt động này được quy định cụ thể và rõ ràng hơn tại Thông tư 78. Theo đó, người bán, người cung cấp dịch vụ là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế và các tổ chức khác được ủy quyền cho bên thứ ba phát hành hóa đơn điện tử với điều kiện bên thứ ba đó có đơn vị trực thuộc, có mối quan hệ với người bán, được sử dụng hóa đơn điện tử và không rơi vào tình trạng ngừng sử dụng hóa đơn điện tử.

Giải pháp xử lý trường hợp hóa đơn có sai sót khi gửi cơ quan thuế

Thông tư mới liệt kê các trường hợp sai sót và cách giải quyết, cụ thể:

• Trường hợp có sai sót thì phải cấp lại mã của cơ quan thuế hoặc một số sai sót cần được điều chỉnh, thay thế. Để khắc phục, người bán có thể thực hiện theo hai cách bằng cách gửi thông báo điều chỉnh (a) từng hóa đơn; hoặc (b) gửi nhiều hóa đơn sai cho cơ quan thuế vào bất kỳ thời điểm nào nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng nơi phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh;
• Trường hợp hóa đơn điện tử đã được lập có sai sót và người bán đã xử lý hóa đơn theo cách điều chỉnh, thay thế mà phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót thì những lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu;
• Trường hợp lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ có việc hủy hoặc chấm dứt cung cấp dịch vụ thì người bán hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn;
• Trường hợp hóa đơn điện tử được lập không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn có sai sót thì người bán chỉ sửa lại hóa đơn mà không phải hủy, thay thế.

Việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp giảm chi phí hơn so với sử dụng hóa đơn giấy. Ngoài ra, hóa đơn điện tử còn giúp doanh nghiệp giảm chi phí thực hiện thủ tục hành chính thuế.