Ngày 26/11/2024, Quốc hội đã thông qua Luật Công chứng 2024. Luật mới bao gồm 8 chương, 76 Điều, hướng đến khắc phục những bất cập trong Luật Công chứng 2014 trước đây, và đưa ra những quy định đổi mới hơn. Luật này có hiệu lực kể từ ngày 01/07/2025, cùng với Nghị định số 104/2025/NĐ-CP và Thông tư số 05/2025/TT-BTP quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng.

Trong đó, một điểm mới nổi bật là quy định về công chứng điện tử.

1. Công chứng điện tử là gì?

Theo khoản 1 Điều 62 Luật Công chứng 2024, công chứng điện tử là việc công chứng được thực hiện bằng phương tiện điện tử để tạo lập văn bản công chứng điện tử. Hiện nay, Luật Công chứng 2024 ghi nhận hai hình thức công chứng điện tử, bao gồm:

• Công chứng điện tử trực tiếp: là việc người yêu cầu công chứng giao kết giao dịch trước sự chứng kiến trực tiếp của công chứng viên; công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận giao dịch bằng chữ ký số để tạo ra văn bản công chứng điện tử.
• Công chứng điện tử trực tuyến: là việc các bên tham gia giao dịch có yêu cầu công chứng không có mặt tại cùng một địa điểm và giao kết giao dịch thông qua phương tiện trực tuyến trước sự chứng kiến trực tiếp của công chứng viên; công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận giao dịch bằng chữ ký số để tạo ra văn bản công chứng điện tử.

Ngoài ra, văn bản công chứng điện tử còn bao gồm văn bản công chứng giấy được chuyển đổi thành văn bản điện tử theo khoản 1 Điều 47 Nghị định 104/2025/NĐ-CP.

2. Đặc điểm của công chứng điện tử so với công chứng giấy

Về phạm vi áp dụng, công chứng giấy được áp dụng đối với các giao dịch mà luật quy định phải công chứng, giao dịch mà luật dẫn chiếu quy định của Chính phủ phải công chứng, hoặc các giao dịch mà cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng. Trong khi đó, công chứng điện tử trực tiếp có thể được áp dụng cho tất cả các giao dịch dân sự. Đối với công chứng điện tử trực tuyến, phạm vi hẹp hơn, chỉ áp dụng cho các giao dịch dân sự, ngoại trừ di chúc và các hành vi pháp lý đơn phương khác.

Về cách thức thực hiện, với công chứng giấy, người yêu cầu công chứng phải trực tiếp ký, đóng dấu hoặc điểm chỉ dưới sự chứng kiến trực tiếp của công chứng viên. Trong công chứng điện tử trực tiếp, người yêu cầu công chứng ký bằng chữ ký số, vẫn dưới sự chứng kiến trực tiếp của công chứng viên. Trong khi đó, công chứng điện tử trực tuyến cho phép các bên ký kết thông qua phương tiện trực tuyến, nhưng vẫn phải dưới sự chứng kiến trực tiếp (qua màn hình) của công chứng viên, và sử dụng chữ ký số để thực hiện giao dịch.

Về hình thức văn bản công chứng và phương thức nhận, công chứng giấy cho người yêu cầu nhận bản gốc giấy của văn bản công chứng. Ngược lại, với công chứng điện tử (dù là trực tiếp hay trực tuyến), người yêu cầu công chứng sẽ nhận được bản mềm (file điện tử) thông qua địa chỉ email hoặc phương thức lưu trữ mà họ đã đăng ký trước đó với tổ chức hành nghề công chứng.

Về việc cấp bản sao và chuyển đổi văn bản công chứng điện tử thành văn bản giấy, công chứng giấy có bản sao do tổ chức hành nghề công chứng đang lưu giữ bản gốc thực hiện. Đối với công chứng điện tử, tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm cấp bản sao văn bản công chứng theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Trong trường hợp công chứng điện tử trực tuyến, tổ chức hành nghề công chứng nơi khởi tạo giao dịch còn có trách nhiệm cung cấp bản sao văn bản công chứng và hồ sơ công chứng.

Về việc chuyển đổi văn bản công chứng điện tử thành văn bản giấy, văn bản được chuyển đổi sẽ có giá trị pháp lý như bản gốc nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Đảm bảo toàn vẹn thông tin như trong thông điệp dữ liệu gốc;
• Có thông tin để xác định được hệ thống thông tin và chủ quản hệ thống thông tin tạo lập, gửi, nhận và lưu trữ thông điệp dữ liệu gốc để tra cứu;
• Có ký hiệu riêng xác nhận rằng tài liệu đã được chuyển đổi từ thông điệp dữ liệu sang văn bản giấy, kèm thông tin của cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân thực hiện chuyển đổi; và
• Có chữ ký và con dấu (nếu có) của cơ quan, tổ chức thực hiện chuyển đổi theo đúng quy định của pháp luật. 

3. Cơ hội và thách thức của công chứng điện tử

Về mặt cơ hội, công chứng điện tử được kỳ vọng sẽ thúc đẩy quá trình số hóa văn bản, giúp giảm nhu cầu sử dụng văn bản giấy, tiết kiệm không gian lưu trữ và bảo vệ môi trường, đồng thời tăng hiệu quả trao đổi thông tin giữa các cơ quan nhà nước và giảm thiểu rủi ro giả mạo văn bản công chứng.

Tuy nhiên, việc áp dụng công chứng điện tử trên thực tế còn gặp nhiều thách thức, cụ thể về vấn đề bảo mật thông tin, khả năng được xã hội chấp nhận và chi phí thiết lập, duy trì hệ thống công chứng điện tử. Mặc dù văn bản công chứng điện tử có thể hạn chế được nguy cơ bị giả mạo như văn bản công chứng giấy nhưng đổi lại, việc hồ sơ được lưu trữ toàn bộ trên hệ thống thông tin tạo ra rủi ro thông tin bị xâm nhập, đánh cắp hoặc tấn công.

Chính vì vậy, thủ tục công chứng điện tử không tránh khỏi sự e ngại của người yêu cầu công chứng. Ngược lại, thủ tục công chứng giấy hiện nay thì đã phát triển, giúp đa phần các yêu cầu của người dân được thực hiện nhanh chóng nên nhu cầu sử dụng công chứng điện tử chưa phải một vấn đề cấp thiết. Hơn nữa, Luật Giao dịch điện tử 2023 được thi hành từ ngày 01/07/2024 đến nay đã hơn 01 năm nhưng thực tế cho thấy các cơ quan nhà nước còn e ngại trước việc tiếp nhận các hợp đồng điện tử. Do đó, việc sử dụng văn bản công chứng điện tử trên thực tế có thể gặp khó khăn tương tự.

Điều này cũng dẫn đến thách thức cuối cùng là chi phí duy trì hệ thống dữ liệu công chứng điện tử. Công chứng điện tử đòi hỏi mức độ bảo mật nghiêm ngặt theo Điều 51 Nghị định 104/2025/NĐ-CP, và đi kèm với một yêu cầu cao là một mức chi phí cao. Trong khi đó, công chứng điện tử có thể còn chưa được đón nhận. Do đó, nếu việc thúc đẩy sử dụng dịch vụ công chứng điện tử không được thực hiện tốt thì vô hình trung, công chứng điện tử sẽ trở thành gánh nặng cho xã hội.

4. Kinh nghiệm các quốc gia trên thế giới

Hiện nay, Việt Nam đã ghi nhận hai hình thức công chứng điện tử: trực tiếp và trực tuyến. Tuy nhiên, cả hai phương thức này đều cần sự chứng kiến trực tiếp của công chứng viên đối với mỗi bên trong giao dịch. Do đó, ngay cả công chứng điện tử trực tuyến cũng chưa được thực hiện hoàn toàn “trực tuyến”.

Một số nước dân luật khác như Đức hay Brazil đã có quy định minh thị cho phép công chứng viên được công chứng thông qua video thay vì phải chứng kiến trực tiếp. Điều này nâng cao tính linh hoạt cho người yêu cầu công chứng, tiết kiệm được chi phí di chuyển so với công chứng giấy và đồng thời đơn giản hơn so với việc phải có nhiều công chứng viên tại các điểm cầu như trong thủ tục công chứng điện tử trực tuyến. Tuy nhiên, những quy định này cũng đặt ra yêu cầu khắt khe về nền tảng họp trực tuyến và do đó có những khó khăn, thách thức riêng.

Có thể thấy Việt Nam đang tiếp cận công chứng điện tử một cách thận trọng. Trước thực trạng công chứng điện tử chưa hoàn toàn phổ biến ở các nước dân luật thì điều này là hoàn toàn cần thiết. Khi xã hội đón nhận tốt về công chứng điện tử, Việt Nam có thể mở rộng quy định hơn để tăng sự tiện lợi cho người dâ

5. Kết luận

Thủ tục công chứng điện tử là một bước tiến mới trong quy định pháp luật, phù hợp với chính sách chuyển đổi số của Việt Nam và xu thế chung của thế giới. Quy định mới đã tạo điều kiện cho các bên thực hiện giao dịch một cách thuận tiện, nhanh chóng, hiệu quả, giúp người yêu cầu công chứng tiết kiệm được thời gian và chi phí di chuyển. Tuy nhiên, các quy định này cũng mang đến những thách thức lớn về hạ tầng kỹ thuật, bảo mật dữ liệu, cũng như sự đón nhận của người dân và cơ quan nhà nước. Để tận dụng tối đa tiềm năng của công nghệ này, Việt Nam cần tiếp tục hoàn thiện hệ thống định danh điện tử, chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ, đào tạo chuyên sâu và tăng cường công tác truyền thông, đồng thời xây dựng cơ chế giám sát chặt chẽ để kịp thời khắc phục bất cập. Chỉ khi hệ thống được thực hiện đồng bộ, công chứng điện tử mới có thể thực sự trở thành đòn bẩy cho bước phát triển kinh tế – xã hội trong thời đại số.

Chúng tôi chân thành cảm ơn sự đóng góp của Luật sư Cộng sự Cao cấp Dương Thị Cẩm Chơn và Tập sự Luật sư Bùi Trung Hiếu trong quá trình biên soạn bản tin pháp lý này.